Planejamento e planos

As armas de um processo de gestão dedicado ao negócio são a elaboração de bons planos e a execução desses planos. Explico. Todo plano tem de ser exequível, caso contrário não é um bom plano. 

Em conformidade com diversas técnicas de gestão de negócios é possível afirmar que seguir um rumo, através de um plano elaborado, é uma solução conciliadora, pois estreita os espaços que causam a desestabilização dos negócios. 

Tudo que envolve um empreendimento é fruto de expectativa e à certeza nem sempre é uma realização diária. Os planos e suas contingências são o que efetivam o êxito da maior parte da obra, mas sempre dependeremos da execução e da correção de rotas que advém de resultados obtidos ou não. 

Planejamento é algo que deve ser feito com o intuito de ser um guia, uma linha geral para diversas situações, pois um planejamento elaborado com bases reais irá costurar as etapas de forma a solidificar os aspectos econômicos e seus prováveis reflexos financeiros. Algo que pode mensurar o provável êxito de um planejamento é a quantidade de planos detalhados que são originados do principal e atingem seu objetivo nos prazos estipulados. 

São diversos os planos que devem ser formatados e postos em execução, mas alguns são parte de um processo que independem da existência de um planejamento de negócio para existirem. Por exemplo temos os planejamentos de produção ou de vendas. Estes são específicos e não dependem necessariamente de um planejamento do negócio para serem feitos e executados, mas dependem um do outro para darem certo. Essa ligação é que pode e deve ser feita para toda à empresa com intuito de simplificar o entendimento de onde estão as vantagens ou as dificuldades. 

Pense em planejar como sendo algo igual a preparar um churrasco ou uma macarronada para aquelas pessoas de quem gostamos e que nos trazem satisfação pela sua companhia e presença. Normalmente queremos que todos estejam presentes e que tudo esteja pronto, para servir e nos deliciar, na hora em que será servida a refeição. Fazer um plano é a mesma coisa, só que um pouco diferente, pois depois de concluirmos a elaboração dedicada e criteriosa de todo o planejamento você ainda terá que providenciar o churrasco ou a macarronada para todos os envolvidos! 

Sorte e sucesso com muitos e muitos planos!

Estoque: perdas internas, avarias e devoluções

A primeira parte do assunto estoque está aqui. Além daquilo que tratei na outra postagem sobre gestão integrada do estoque não há como fugir do assunto sobre perdas, avarias e devoluções que quando não tratadas com o devido cuidado produzem impacto na análise geral de resultados. Pois assim como o estoque parado tem um custo financeiro (via banco ou algo pior) embutido, pode-se afirmar que perdas internas, avarias e devoluções também influenciam na formação do resultado contábil, ou seja, reduzem o lucro ou aumentam o prejuízo.
As perdas internas em mercadorias e insumos normalmente são apontadas na contagem física do estoque. E elas podem refletir várias opções podendo ser: furto ou roubo; mercadoria recebida em menor quantidade (falha na recepção); desperdício no processo de fabricação (desacordo com fórmulas); perda da validade de mercadorias perecíveis (falta de controle); desatualização em formulações, moldes, formas ou processos; entre algumas outras dependendo de cada tipo de negócio.
As avarias normalmente são frutos do processo de entrega dos produtos, por isso que o controle no recebimento é tão importante. Na mesma medida é de importância extremada o acondicionamento de forma correta dos produtos que são enviados aos clientes. Cada mercadoria tem um tipo de risco e necessidade de cuidados que devem ser seguidas criteriosamente.
Temos nas devoluções um ponto sempre preocupante na formação do resultado geral de vendas. As devoluções devem ser adequadamente tratadas na reentrada ao estoque para especificar que tipo de problema deu origem e qual será à medida de prevenção a ser tomada para evitar que se repita. As principais causas de devolução são: mercadoria avariada (falha no processo de entrega); inconformidade com pedido (falha na aprovação do pedido); perda de validade do produto (falha na gestão do estoque); insolvência do cliente (falha na gestão de cadastro); entre outras menos usuais.
Nas devoluções em geral incorremos no risco de pagar antecipadamente impostos de forma indevida ou ainda assumir riscos financeiros quando usamos a gestão de cobrança de terceiros (via banco ou algo pior), além de eventualmente pagar comissões, bonificações e outras vantagens a vendedores ou cliente com base em informações não realísticas.
Novamente recorro ao argumento que mais vale precaver do que remediar. Tomando os cuidados necessários para não gerar conflitos desnecessários com fornecedores ou clientes, além da própria equipe de colaboradores interna.

Peculiaridades da gestão do estoque no comercio

A primeira parte do assunto estoque está aqui. Além daquilo que tratei na outra postagem que se aplica também ao estoque numa empresa exclusiva de comércio, ou seja, na revenda de mercadorias de terceiros, nesta postagem vou tratar especificamente do estoque desse tipo de negócio.
A gestão integrada do estoque no comércio é mais simples, mas não menos importante. O ponto crítico no comércio quanto ao estoque está ligado ao tempo de permanência deste na empresa. Na primeira parte do assunto estoque chamei atenção para o custo financeiro (via banco ou algo pior) que recai no estoque parado. O reflexo do estoque parado eu tratei aqui.
A composição do estoque deve sempre partir de um plano de vendas. Isso irá determinar uma série de ações que devem ser tomadas nos momentos certos. As principais ações estão vinculadas ao abastecimento de mercadorias que são afetadas pela sazonalidade e aquelas que não o são. Essas definições irão condicionar todo o planejamento financeiro que irá suportar a necessidade de compras. Uma ideia de como estruturar isso você encontra aqui.
Quando o estoque é controlado de forma efetiva é possível eliminar ou reduzir ao mínimo as perdas por avarias ou expiração da validade regulamentar. É possível fazer o correto dimensionamento da curva de vendas e, desta forma, ter sempre a disposição os principais produtos. É possível avaliar quais as marcas ou produtos que estão dando referência positiva e apresentando qualidade geral de confiança e satisfação e, assim, estabelecer parcerias sustentáveis e duradouras. É possível entender qual a dinâmica correta para o melhor relacionamento com clientes e vislumbrar um horizonte de crescimento.
No comércio o estoque é o conjunto de músculos e nervos que sustenta todo o negócio desde que sejam corretamente conduzidos e nutridos para esse fim, portanto, preste atenção e não deixe sua empresa definhar por falta de tonicidade, destreza e agilidade.

Peculiaridades da gestão do estoque na indústria

A primeira parte do assunto estoque está aqui. Além daquilo que tratei na outra postagem que se aplica ao estoque numa indústria, ou seja, na transformação de mercadorias para posterior venda, nesta postagem vou tratar especificamente do estoque desse tipo de negócio.
Na indústria tem ainda mais importância o contexto da gestão integrada do estoque pelo simples fato de que o planejamento de produção está ligado ao planejamento de vendas e, acima de tudo, todos estão vinculados ao planejamento financeiro. São tantos planos que caso eles “não conversem” entre si a chance de criar algum problema é sério é muito grande.
O estoque de mercadorias e insumos é vinculado ao planejamento e controle de produção (PCP) e a programação de compras de mercadorias (PCM), essas duas estruturas de comando e definição sustentam que a produção funcione no tempo hábil ou não. Normalmente essas funções distintas não estão no organograma (que que é isso?) da empresa ou quando existem é comum serem feitas pela mesma pessoa, o que em ambos os casos não é nada bom.
No meio da estrutura de planejamento de vendas e produção temos uma intersecção que deve ser evitada ao extremo, por isso é tão importante que a integração seja eficiente. Esta intersecção é o produto inacabado que é diferente do produto em elaboração. O produto em elaboração é aquele que serve de base para a sequência da linha de produção, isto é, ele será utilizado durante a produção de outro produto. Enquanto que o produto inacabado é aquele caso onde faltam mercadorias ou insumos para sua conclusão. E tudo reflete na gestão do estoque.
Na última etapa do negócio temos as etapas de atendimento de pedidos e liberação de entregas que são também geridas pelo estoque. Pois além da disponibilidade de produtos é preciso facilitar que esses produtos sejam acessados para separação e embalados de forma adequada para formar os pacotes de entrega ao cliente. Aqui, nesse ponto, temos um gargalo muito comum de inconsistências e, entre as mais comuns e que geram problemas sérios, aponto duas: enviar pedidos incompletos sem prévia aceitação do cliente; e enviar produtos mal acondicionadas nas embalagens de entrega ocasionando avarias e devoluções.
Em grande parte, os problemas que o estoque enfrenta são previsíveis e, por conseguinte, são solucionáveis desde que recebam a atenção devida no tempo hábil e com o emprego das técnicas corretas. No mais é contar com a sorte e torcer para que o prejuízo seja o menor possível...

Gestão integrada de estoque o que é?

Estoque é o assunto mais básico que existe para uma empresa. Comprar e armazenar para produzir ou vender é a síntese. Simples assim e todos fazem ao menos isso. Mas gestão integrada de estoque é outra coisa. E não é só pela palavra integrada, mas principalmente por ela.
Para controlar corretamente o estoque temos alguns pontos que são fundamentais, tais como: o item mais antigo deve ser consumido ou vendido primeiro; armazenar de forma a preservar as condições de consumo ou venda; organizar a disposição dos itens para facilitar o manejo; manter controle atualizado sobre o que entra e sai do estoque; contar regularmente para verificar a consistência do sistema de controle; manter o valor em estoque atualizado para facilitar a contratação de seguro. Listei alguns dos principais para o controle básico do estoque.
Para a gestão integrada de estoque é preciso avançar muito. Mas muito, muito mesmo e, para isso, é de estrema importância estender os conhecimentos sobre estoque além do básico:

• Estoque é um valioso recurso financeiro (dinheiro) que está parado. Se fosse apenas isso já seria muito bom, mas invariavelmente o estoque parado é sinônimo de juros sendo pagos ou por atraso no pagamento de fornecedores ou pelo uso das linhas de crédito do sistema financeiro (via banco ou algo pior). 
• Estoque deve ser armazenado de forma separada e organizado pelo tipo de uso, sendo os mais comuns: insumos (indústria); consumo (indústria, comércio e serviços); mercadoria para industrialização; produto base ou em elaboração (indústria); produto inacabado (indústria); produto pronto (indústria); revenda (indústria, comércio e serviços); devoluções reutilizáveis (indústria e comercio); perdas e avarias (indústria e comércio). 
• Estoque depende de estimativas de necessidade. Estimativas essas que quanto mais precisas mais reduzirão o risco de custo financeiro (aquele com bancos ou algo pior) por inadequação de volumes. As estimativas de necessidade de estoque funcionam interligadas a projeção de vendas. A projeção de vendas é o que deve alimentar toda à cadeia de compras. 
• Estoque tem uma ligação direta, objetiva e específica com disponibilidade de mercadoria no prazo de entrega previsto. Esse prazo de entrega tem um impacto decisivo e determinante que é a definição do momento da compra, especialmente para as mercadorias que tenham a sazonalidade como referência no pico de vendas. 

Por tudo isso e mais um tanto que a palavra integrada é importante no contexto de entendimento de todo o ciclo do estoque dentro do negócio. A influência da gestão do estoque de forma eficaz será percebida em todas as áreas da empresa com reflexos positivos, principalmente, no fluxo de caixa e na satisfação de clientes e consumidores.

Obs-1: hoje existem muitas formas de controle automatizados que facilitam à entrada, saída e movimentação das mercadorias dentro da empresa, via códigos de barras ou etiquetas com sinalização de radiofrequência (RFID), talvez alguma delas possa ser útil na manipulação dos estoques dentro da sua empresa.
Obs-2: A gestão integrada do estoque é fundamental para atender as normas legais do ambiente eletrônico de fiscalização, não esqueça disso.