Para controlar corretamente o estoque temos alguns pontos que são fundamentais, tais como: o item mais antigo deve ser consumido ou vendido primeiro; armazenar de forma a preservar as condições de consumo ou venda; organizar a disposição dos itens para facilitar o manejo; manter controle atualizado sobre o que entra e sai do estoque; contar regularmente para verificar a consistência do sistema de controle; manter o valor em estoque atualizado para facilitar a contratação de seguro. Listei alguns dos principais para o controle básico do estoque.
Para a gestão integrada de estoque é preciso avançar muito. Mas muito, muito mesmo e, para isso, é de estrema importância estender os conhecimentos sobre estoque além do básico:
- Estoque é um valioso recurso financeiro (dinheiro) que está parado. Se fosse apenas isso já seria muito bom, mas invariavelmente o estoque parado é sinônimo de juros sendo pagos ou por atraso no pagamento de fornecedores ou pelo uso das linhas de crédito do sistema financeiro (via banco ou algo pior).
- Estoque deve ser armazenado de forma separada e organizado pelo tipo de uso, sendo os mais comuns: insumos (indústria); consumo (indústria, comércio e serviços); mercadoria para industrialização; produto base ou em elaboração (indústria); produto inacabado (indústria); produto pronto (indústria); revenda (indústria, comércio e serviços); devoluções reutilizáveis (indústria e comercio); perdas e avarias (indústria e comércio).
- Estoque depende de estimativas de necessidade. Estimativas essas que quanto mais precisas mais reduzirão o risco de custo financeiro (aquele com bancos ou algo pior) por inadequação de volumes. As estimativas de necessidade de estoque funcionam interligadas a projeção de vendas. A projeção de vendas é o que deve alimentar toda à cadeia de compras.
- Estoque tem uma ligação direta, objetiva e específica com disponibilidade de mercadoria no prazo de entrega previsto. Esse prazo de entrega tem um impacto decisivo e determinante que é a definição do momento da compra, especialmente para as mercadorias que tenham a sazonalidade como referência no pico de vendas.
Obs-1: hoje existem muitas formas de controle automatizados que facilitam à entrada, saída e movimentação das mercadorias dentro da empresa, via códigos de barras ou etiquetas com sinalização de radiofrequência (RFID), talvez alguma delas possa ser útil na manipulação dos estoques dentro da sua empresa.
Obs-2: A gestão integrada do estoque é fundamental para atender as normas legais do ambiente eletrônico de fiscalização, não esqueça disso.