Com essa postagem eu vou começar a tratar de um assunto bastante especial porque envolve a Organização Geral de uma Empresa que está crescendo ou já atingiu o ponto de maturidade suficiente e, por isso, necessita expandir a estrutura de forma geral (administrativa, operacional e comercial). Essencialmente essa expansão se consolida com a implementação do que chamamos de controladoria.
A base da organização está na definição do organograma, porque partindo da premissa de agilidade a coisa mais estúpida que pode acontecer numa empresa é não sabermos quem é o responsável por alguma coisa. E essa é uma das questões que o organograma resolve, pois saberemos onde encontrar a pessoa que irá dar andamento ou resolver a dúvida. Eu fico impressionado com a demora para entender como isso é extremamente importante pelo simples fato de que todo o tempo dentro de uma empresa é pago. Não existe tempo livre, até esse é pago. E se é pago posso afirmar que sempre quando uma pessoa, com uma função a desempenhar, tiver que parar o seu trabalho para descobrir quem é o responsável pelo assunto que causou a dúvida, é o mesmo que dizer: estamos com um problema e já perdemos dinheiro.
Essa expectativa ou necessidade de certos empresários de que todos os funcionários devam saber responder ao interesse da empresa, o que é uma grande inverdade, causa uma série absurda de transtornos e custos. A obrigação de qualquer funcionário é saber quem é que responde por um determinado assunto desde que isso tenha sido informado previamente de forma clara.
O organograma é simples de fazer e o começo é definir a posição de comando. Sim. Não cometa o erro de fazer um organograma e colocar em cima a primeira caixinha já mostrando dúvida. Usar a famosa e genérica palavra “diretoria” para demonstrar unidade ou simplicidade é a mesma coisa que dizer: não temos certeza do que fazer, mas faça alguma coisa e deixe que reclamamos depois. A caixa mais alta num organograma é daquele que tem a função de responder por tudo e tomar a última decisão. E sempre tem alguém que tem essa responsabilidade. Feito isso é só começar a descer e ir para os lados quando necessário.
Para cada linha que desce é preciso definir o grau de responsabilidade e o limite de decisão. Isso deve ser escrito de forma detalhada. Deve ser claro, objetivo e transparente. Todos na empresa devem conhecer o que cada um faz, porque faz e qual sua responsabilidade. Os irresponsáveis, ou seja, aqueles que não tem responsabilidade nenhuma devem ser mantidos fora e bem longe de qualquer função numa empresa que cresce e se organiza.
Se você notar, durante a elaboração do organograma, que tem muitas caixas de poder intermediário pode significar que sua empresa está com dificuldade de encontrar uma forma de ser direta, objetiva. Umas das características da subjetividade e da protelação é a intermediação da decisão em níveis de comando de baixo poder de decisão. Isto não pode ser confundido com delegação de poder, pois é falso. A delegação de poder verdadeira é visualizada na simplicidade do organograma que mostra com clareza como a responsabilidade foi delegada e a decisão dividida.
Sorte, sucesso e conte comigo!
